miércoles, 17 de agosto de 2005

PROCEDIMIENTO DE DESAFECTACIÓN DE SOCIOS

Santiago, 17 de Agosto de 2005

I. OBJETIVO:
Revisar la documentación de quince socios que fallezcan, renuncien o se excluyan, en lo que corra del 2005 para cautelar que se cumplan con los derechos estipulados en el Art. 19 y 23 del Estatuto de la Cooperativa.

II. LEVANTAMIENTO DE LA INFORMACIÓN:
Se realizó una selección aleatoria, en reunión de equipo de la Junta de Vigilancia, en donde se seleccionaron 15 socios que han sido desafectados desde el 1 de enero del 2005 con corte a Agosto 2005. De estos socios se han seleccionado dos que fueron desafectados por fallecimiento. Se realizó una selección de socios desafectados.
El Gerente de la Cooperativa proporcionó la información de las oficinas que resguardan la información requerida de acuerdo a los objetivos planteados para el levantamiento de la información.
Se solicitó por oficio la información de respaldo del procedimiento que se efectuó con estos 15 socios a la Oficina de Cobranzas, en donde la señora Carmen Liberona proporcionó la información.
La selección aleatoria incorpora dos socios fallecidos, sin embargo no fue posible conseguir dichos expedientes debido a que la bodega se encuentra en proceso de ordenamiento, según lo indicado. En consecuencia, se imprime una nueva lista de socios fallecidos para solicitar dos carpetas de entre esa nómina
Fueron consultadas otras oficinas que son parte del flujo administrativo de el proceso de desafectación.

III. FUNCIONES DE LA UNIDAD DE COBRANZAS

1. Esta oficina se dedica al seguimiento de las cobranzas para lo cual utiliza distintas técnicas estipuladas por la ley, en coordinación con las oficinas de regiones.
2. Realiza la clasificación de riesgos de acuerdo a la ley de Cooperativas. Estas se segmentan de la siguiente manera:
· A Sin deuda
· B Deuda de uno a 30 días después del vencimiento.
· B - Deuda de 31 a 60 días después del vencimiento.
· C Deuda de 61 a 90 días después del vencimiento
· C - Deuda de 91 a 120 días después del vencimiento.
· D Deudas de 120 días o más después del vencimiento
3. Realiza el seguimiento de las cobranzas a través de distintos medios.
4. Tramita la desafectación de socios.

IV. ANÁLISIS

1. Las razones por las cuales los socios son desafectados son las siguientes:
· RENUNCIA: Por distintas razones y de mutuo propio el socio puede renunciar.
· EXCLUSIÓN: De acuerdo a la ley los socios con más de 180 días de atrasos deben ser castigados ( se utiliza esta terminología en el sistema).
· FALLECIMIENTO: Por defunción del socio.
2. Las motivaciones por las cuales los socios renuncian a su calidad de tal, en la selección aleatoria que se está trabajando, seis aluden motivos personales, tres por cesantía, dos por que no satisface sus expectativas, uno por traslado a una región sin sucursal, uno por enfermedad y dos por fallecimiento. De esta muestra 11 corresponden a la sucursal Santiago y cuatro a distintas sucursales de regiones.
4. Se constata que la función de desafectación no está instalada en la unidad de cobranzas a través de instrucciones escritas.
5. Cada proceso de renuncia cuenta con la siguiente documentación de respaldo:
· Solicitud de Renuncia con instrucciones del Banco Central de Chile sobre cooperativas, original y copia. Consigna todos los datos del socio, motivos de renuncia y talón de sanción del Consejo Administrativo. Lo entrega la Oficina de Recepción.
· Formulario Con los haberes del socio suscrito por el Gerente y el Consejo Administrativo. Lo emite Caja. Es el documento que debe firmar el socio cuando recibe el cheque salvo los de regiones, en cuyo caso, lo suscribe el encargado de regiones. Se trata de un procedimiento centralizado.
· Formulario Solicitud de Renuncia, emitido por Oficina de Cobranzas. Es el documento válido para efectos de emisión del cheque.
· Cartola de Cuota Social, emitido por la oficina de cobranzas, consigna la relación de la cuota social a través del tiempo.
6. El procedimiento de fallecimiento no está claramente estipulado por escrito. Sin embargo las instrucciones verbales y la costumbre indica:
· El familiar se acerca a la oficina de recepción a entregar a certificado de defunción.
· Si tiene deuda o ahorros se deriva a oficina de cobranzas.
· Socio-fallecido con ahorro se le solicita a la cónyuge libreta de matrimonio para certificar mancomunidad de bienes.
· Se solicita posesión efectiva por ahorros superiores a $ 500.000

V. OBSERVACIONES Y SUGERENCIAS
· La entrevista de renuncia de acuerdo a información proporcionada la realiza un miembro del Consejo Administrativo. Esta debe ser más especifica y a través de una entrevista estandarizada para generar estadísticas y revisar las causales más recurrentes de desafectación lo que permitiría hacer la correcciones administrativas internas que permitan mejorar el servicio.
· Es necesario realizar un flujograma de los pasos propios de una desafectación en la RM y en regiones de tal manera de evaluar los tiempos de espera (legalmente son 90 días). Toda vez que como se observa en la tabla precedente todos, salvo uno, muestra un desfase en las cuotas sociales en el periodo de trámite indicado en la columna “Descuento de cuota social”. Situación opuesta lo muestra el socio Héctor Aguilera que aparece con doble cierre, pues durante el periodo de la renuncia la Institución continúa con el descuento que, en este caso, fue liquidado en el segundo cierre.
· Se constata que los socios no reciben respaldo del cierre de proceso, salvo una copia de la solicitud hecha en la oficina de recepción, que no todos los socios la reciben, en la medida que en los expedientes analizados, conservan la segunda copia de este formulario.
· Se sugiere que la planilla “FORMULARIO DE HABERES” se imprima en dos copias de tal manera de que el socio lleve consigo una relación de la liquidación efectuada.
· Las motivaciones de desafectación, por información consignada en los formularios analizados, es “motivos personales”. De once casos, seis corresponden a esta razón. Es necesario desagregar esta motivación debido a que si es posible determinar los detalles de la renuncia, será posible hacer las correcciones internas y/o la creación de un nuevo servicio de la cooperativa a los socios de tal manera de retenerlos. Debe crearse un formulario estandarizado de entrevista en profundidad de tal manera de ser digitado en un sistema que permita genera estadísticas de las motivaciones más recurrentes.
· Cautelar que la planilla de egreso utilizada por caja sea compatible con los datos que consigna la planilla “ solicitud de renuncia” utilizada por Cobranzas.


VI. CONCLUSIONES
1. Crear pauta de entrevista para ser aplicada a los socios desafectados.
2. Realizar flujograma de desafectación.
3. Coordinar el proceso administrativo interno con el proceso de cese de descuento por planilla.
4. Crear una impresión más de la planilla “Formulario de Haberes” para ser entregado al socio.


HUGO MORALES VERA
DIRECTOR
JUNTA DE VIGILANCIA


cc.
· Archivo Junta de Vigilancia