ANALISIS DE PAGO DE ESTIPENDIOS A LOS DIRIGENTES

OBJETIVO:

“Realizar un análisis de la cuenta estipendio, verificando la distribución de ellos de
acuerdo a lo determinado en la última asamblea general de socios”.

I Acciones desarrolladas

1. Se remitió un oficio a la gerencia con el objetivo de informar de la investigación y que, de acuerdo al plan de la junta de vigilancia, dicha ejecución fue asignada a la directora, Señora Teresa Vallespín. Como de costumbre y de acuerdo a la normativa de la cooperativa la gerencia otorgara las facilidades para acceder a la información pertinente, que responda al objetivo planteado.

2. Se solicitó a la Gerencia las actas para su revisión del año 2006, hasta abril, se indicó que la persona que disponía de la información era el Secretario del Consejo.

3. Se solicitan las actas al Secretario del Consejo de Administración, para su análisis.

4. Seleccionar la reunión que corresponde a la temática que define los montos y procedimientos de pago para los estipendios, los cuales analizarán.


II .- LEVANTAMIENTO DE LA INFORMACIÓN:

Análisis de la Investigación
1.- Del análisis y revisión de las actas se constató:
• Que en la asamblea general de socios fue celebrada con fecha 22 de Abril del 2006 las 9.55 horas con la presencia del Presidente, Vice presidenta y con las delegaciones de sus respectivas sedes Chillan, Cauquenes, Temuco, Viña del Mar, Concepción, Los Ángeles y Santiago.
• Se da cuenta de la tabla la cual consta de 10 puntos los cuales se desarrollaron rigurosamente.
• En el punto 8 de la tabla se considera para el estamento Dirigencial de CREDUMONTT un monto, el cual se inserta en el presupuesto anual de 33 millones de pesos para el año 2006, en estos valores se consideran las dietas y pagos a los dirigentes del mismo año.

A continuación el detalle mensual de pago de las dietas:

1. Mesa Directiva del Consejo de administración. 1.200.0000
2. Miembros del Consejo de administración titulares y suplentes. 233.000
3. Directivos de la Junta de vigilancia 100.000
4. Miembros de la Junta de vigilancia titulares y suplentes 100.000
5. Directivas locales de 6 sucursales. 200.000
6. Traslados C. de Administración 917.000
7. El Total Mensual de gastos de dirigentes 2.750.000

Exposición de las observaciones:
1. Del acta de la asamblea general de socios celebrada con fecha 22 de Abril 2006, con la presencia de todos los directivos y las delegaciones correspondientes se constató que el pago de estipendios, corresponde directamente a lo acordado a cada dirigente.
2. No existe clara coherencia entre los gastos mensuales aprobados con los que efectivamente se ejecutan por cada miembro de la dirigencia.
3. Es necesario que las respuestas solicitadas al gerente sean mas expeditas, por parte de él en relación al pago de estipendios.
4. En la segunda reunión realizada con la gerencia se examinaron documentos en los cuales se pudo constatar que las cifras acordadas según el acta son coherentes con lo que han recibido cada uno de los dirigentes, debido a que hablamos de un fondo común mensual que en ocasiones puede superar lo asignado para cada miembro por concepto de viáticos o asistencia a reuniones.
5. En consecuencia se han respetado las asignaciones de estipendios de acuerdo al acta del 22 de Abril.

Conclusiones
• El presupuesto anual de 33 millones de pesos para el año 2006, el cual considera en estos valores las dietas y pagos a los dirigentes del mismo año, es coherente con lo que efectivamente reciben cada uno de los consultados, lo que se realizo preguntando a 4 dirigentes.
• Los procedimientos para el pago de los estipendios son rigurosos, se llevan registros, y éstos son informados por escrito en cada caso. Por ejemplo: Cuando corresponde a la asistencia de los miembros, con un oficio al consejo de administración.
• La Señora Ana Maria Úbeda constata lo informado y remite documento a la gerencia, para proceder al pago respectivo.
• Efectuada la revisión de los registros, los pagos de todos los directivos titulares y suplentes, ya sea del consejo como de la junta de vigilancia son óptimos y esta dirigenta da fe por haberlos tenido a la vista como prueba.
• Se desea dejar constancia que parece excesivo el gasto para la dirigencia.

TERESA VALLESPIN SECRETARIA

ANALISIS DE CARTERA VENCIDA

OBJETIVO :
“Identificar los mecanismos que utiliza la cooperativa para reducir la cartera vencida”
Detectar las renegociaciones de las deudas de socios, que se han efectuado durante el año 2006, su efectividad de pago, los mecanismos de pago, a través de un estudio estadístico. Se explorarán sus principales causas a través de un estudio aleatorio. Determinar la relación de estas deudas con las colocaciones. ( Objetivo emergente incorporado el 11 de octubre del 2006).

I. LEVANTAMIENTO DE LA INFORMACIÓN: Acciones desarrolladas
1. Se remitió un oficio a la gerencia con el objetivo de informar de la investigación y que, de acuerdo al plan de la Junta de Vigilancia, dicha ejecución fue asignada a la directora, Señora Teresa Vallespín. Se otorgaron las facilidades para acceder a la información pertinente propia de esta investigación.
2. Se solicitó a la Gerencia información en relación a los mecanismos para el cobro de la cartera vencida, para su revisión correspondiente al año 2006.
3. Se entrevistó al Jefe de Crédito, don Carlos Espinoza, a Juan Reyes Encargado de Comercialización y desarrollo.
4. Se consultó balance 2006, y publicación 2005- 2006 ( Memoria).
5. Se debe hacer hincapié que todos los funcionarios Administrativos a los cuales se les ha consultado alguna duda para su constatación, ellos han tenido una actitud colaborativa con la Directora de la Junta de Vigilancia para el cumplimiento de la tarea asignada

II. ANÁLISIS Y PROCESAMIENTO DE LA INFORMACIÓN
A partir de la información recibida y la entrevistas realizadas es posible definir el procedimiento de las recursos de la cooperativa que no han retornado en las fechas previstas, que para efectos técnicos es denominada Cartera Vencida. De esta manera los procedimiento que tiene la cooperativa son los siguientes:

Cobranza de deudas vencidas: Del análisis y revisión de los documentos entregados se concluye que los mecanismos y condiciones que ha generado y que se utilizan en la cooperativa CREDUMONTT, son bastante comunes a todas las entidades financieras en lo que respecta a cobranza de cuentas vencidas o cartera vencida, se constató por esta directora que son los siguientes :

1. COBRANZA INSTITUCIONAL INTERNA
Cobranza a deudores morosos o vencidos, que debe desarrollar personal propio de Credumontt como parte normal de su actividad, dentro de los primeros 30 días de atraso. Se extrae del sistema los listado los días 15y 30 de cada mes con todos los socios que no han cumplido con el pago previsto en las fechas estipuladas.
Mecanismos para su cobro
a) Emisión de listados e Informes que consideren y muestren la situación completa de deudas vencidas. Estos listados se trabajan diariamente

b) Cobranza telefónica inicial a deudores según distribución e instrucciones del Jefe de Unidad.

c) Emisión y despacho masivo de cartas de cobranzas a deudores por Instituciones y por letras según informes al cedente.


Condiciones

a) Cobro de valores de deudas más intereses de mora

b) No considera comisiones de cobranza al deudor

c) No genera comisiones de cobranza al funcionario

d) Deudor debe cancelar en caja o por negociación

e) Excepcionalmente el Jefe o Encargado podrá autorizar uno o dos cosas de abonos de capital a parte de la deuda


En esta etapa se desagrega en dos subetapas en la ejecución. Una etapa más originaria donde son los mismos ejecutivos los que establecen contacto con los socios para detectar las razones por la cual no ha cumplido con su compromiso. En muchos casos se logra que el socio retorne los montos comprometidos a la cooperativa toda vez que se trata de caída de planilla o falta de liquidez en el descuento.


2. COBRANZA EXTERNA

Cobranza a deudores morosos o vencidos, que desarrollan cobradores externos contratados a honorarios para el efecto y a quienes se remunera según sus resultados, ejerciendo la labor en horarios libres (2 en Santiago y 1 Chillán). Esta tarea se desarrolla sobre universos prefijados en base a criterios geográficos o laborales y sobre deudas con más de 30 días de atraso.
Mecanismos para su cobro
a) Preparación de listados con todos los antecedentes requeridos

b) Cobranza inicial telefónica

c) Cobranza domiciliaria al deudor por los casos no recuperados en cobranzas telefónicas en su domicilio o citado a Oficinas

Condiciones

a) Cobro de valores de deudas, más gastos de protestos si los hay, más intereses de mora, más comisión de cobranza (porcentajes establecidos por la ley).

b) Las comisiones a pagar al cobrador serán las determinadas en su contrato y siempre se aplicarán sólo sobre el saldo de deuda vencida a cobrar, ellas son o pueden ser distintas de los porcentajes máximos a cobrar al deudor ya que éstas están fijados por la Ley del Consumidor

c) Recuperación en efectivo o documento o a través de renegociaciones

d) En general no se acepta pago de deudas con traspasos de capital


3. COBRANZA JUDICIAL

Si bien es cierto se trata de un proceso nuevo, pues por acuerdo de consejo se está implementando a partir de enero del 2007. Antes existió un proceso prejudicial a través de una empresa externa del rubro. Es la que se constituye mediante la entrega a una Oficina Externa de Abogados, previo Acuerdo Escrito o Convenio, de un listado de deudores morosos para iniciar la cobranza judicial en los Tribunales correspondientes. En una primera etapa se han logrado estructurar una lista de 40 socios morosos que cuentan con los antecedentes adecuados para poder presentar casos a demandas, pues se detectó que las letras que firman los socios al suscribir el créditos no se han hecho ante notario, lo que dificulta su cobranza a través de los tribunales.
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Mecanismos para su cobro
Antes del envío la Unidad de Cobranza revisará los casos que se sometan y verá si es posible en esta instancia, abonar o cancelar dichas deudas con traspasos de capital o castigo.
Serán enviados a esta instancia todos los deudores que superen una antigüedad de seis meses de morosidad a lo menos.
Condiciones

Las condiciones de relación y operación serás las que en cada caso considere el respectivo Convenio Suscrito por las partes.



4. CASTIGOS

Es la última instancia de una deuda no pagada, su cargo afecta directamente a los resultados del Balance de la Cooperativa (pérdidas). Antes de generar los castigos, estos serán revisados y aprobados por Sección de Cobranzas, Gerencia y Consejo de Administración.

Mecanismos para su cobro

La acción de castigo de una deuda tiene por objetivo único la de limpiar de los Estados Financieros un activo (por la deuda) que se reconoce que no es tal y que “infla” el patrimonio de la Cooperativa
Perdone una deuda, (no existe la condonación) por el contrario deberá mantener la cobranza activa sobre esos valores.

Excepción

Sólo el Jefe de Unidad o Encargado de Oficina podrá excepcionalmente autorizar que un cobrador liquide una deuda total o parcialmente de un socio con abono parcial o total de su capital sistemático, ya que ésta última posibilidad de regularizar una deuda al no recuperar valores en efectivo o por cobrar.
Cada caso se deberá revisar con acuciosidad por parte del Jefe o Encargado.
Se reconocerá en la Cobranza externa , una comisión de hasta un 2% sobre los valores que se recuperen con este mecanismo (traspaso capital).


5. CONCLUSIÓN Y OBSERVACIONES
1. Las negociaciones se realizan en todas la etapas de cobranza.
2. A partir del 2006 se aumentan los productos de renegociación.
3. El monto recuperado en el año 2006 es de 47.547.008.
4. Es necesario definir los criterios, a modo de política, de las deudas castigadas que pasarán a cobranza judicial.
5. Es necesario también definir los procedimientos de asignación de créditos en dónde estos deben incorporar los antecedentes apropiados parta que sean susceptibles de cobranza judicial.
6. En este mismo terreno en pertinente proponer que el cliente frecuente acredite en una sola oportunidad todos los antecedentes notariales pertinentes que deben quedar resguardados en la cooperativa de tal manera de respaldar todas las operaciones financieras que este realizase.
7. En consecuencia, la cooperativa tiene mecanismos de cobranza institucionalizados, pero que a partir del años 2007 incursionará en la cobranza judicial.

TERESA VALLESPIN LOPEZ
SECRETARIA