INFORME TRIMESTRAL 2005 AL CONSEJO DIRECTIVO

30 ENERO 2006

A. REVISIÓN DE CONTRATOS DE FUNCIONARIOS DE LA COOPERATIVA

1. De acuerdo a los antecedentes contractuales tenidos a la vista, la Cooperativa cuenta con 39[1] empleados incluyendo todas sus sedes.
2. Sin embargo, existen seis empleados de los cuales no están en carpeta, corresponde a los promotores, dos en Santiago, y uno en cada sucursal.
3. En su totalidad los contratos tienen una duración indefinida, aunque muchos están a prueba y se encuentran vencidos, lo que presume su plazo indefinido.
4. La totalidad de los contratos cuenta con una clara asignación de funciones, en muchos casos cuenta con un anexo en donde se especifica más en detalle cada una de las funciones que el empleado debe cumplir.
5. Las remuneraciones que a cada empleado le corresponde, están claramente expresadas en el contrato inicial y existe una claro seguimiento de las modificaciones que éstas han sufrido en el tiempo al reversos o en documento complementario debidamente firmada por las partes.
6. Existen un seguimiento de observaciones hechas a los empleados debidamente firmados por las partes.
7. En general las funciones son compatibles con el nivel de formación que declara cada empleado en su currículum vitae.
8. El gasto total de la cooperativa en remuneraciones alcanza a los 18.785.387.[2]
9. De los 44 funcionarios, 14 corresponden a regiones.
10. Existe un funcionario a honorarios ( promotora).


B. ANALISIS ESTADITICO DE PRÉSTAMOS

LOS TIEMPOS DE ESPERA EN LA ATENCIÓN DE SOCIOS.

En Atención a los 7.193 casos estudiados de la información entregada por Informática de la Cooperativa, es posible sostener que el servicio se entrega dentro del día a la gran mayoría de las solicitudes hechas. Así podemos constatar que el 56% se entregan con cero días de demora, es decir, el servicio se entrega en el día. Recabando datos con los funcionarios, se puede demostrar que la resolución de solicitudes se hacen en un rango que va desde 30 minutos a dos horas, en casos extremos. El 30.2 % de los casos se resuelve con un día de demora. En el siguiente gráfico de sectores y tabla de frecuencia es posible constatar que la totalidad de los casos se resuelve dentro de una semana, determinando la frecuencia, la entrega del servicio inmediato.

TIPOS DE CRÉDITO QUE PROPORCIONA LA COOPERATIVA A SUS SOCIOS Y LOS INTERESES QUE ARROJA PARA ÉSTA.

El giro de la cooperativa se focaliza fundamentalmente en los créditos de urgencia. En efecto, el 42.5% de los servicios que proporciona corresponde a este tipo de préstamos, y son resueltos casi en su totalidad, durante el día. El 42.4 % corresponde a los créditos ordinarios de corto y largo plazo. Los dos rangos enunciados constituyen la ocupación regular de los servicios que entrega la cooperativa. Los de urgencia se diferencian de los ordinarios en los montos que hay en juego, pues los de urgencia constituyen montos pequeños (menos de $ 200.000) cuyos servicios se entregan a socios de menores ingresos. Los ordinarios, constituyendo la mitad de los servicios entregados, corresponden a préstamos de mayores montos, proporcionados a socios con mayores ingresos y mayor liquidez en sus remuneraciones.
Los montos involucrados en los créditos de urgencia son $ 178.341.000 de la muestra estudiada, los intereses que arrojan para la cooperativa son sólo $ 1.837.570. Prácticamente la totalidad de estos créditos son retornados en un mes calendario, es decir, en una sola cuota. El 100% son entregados a una tasa de 1%. A la luz de los antecedentes es posible sostener que un porcentaje importante de estos préstamos constituyen una conducta frecuente de los socios pues los nombres que registra la base de datos indica que, en promedio, cada socio que solicita este tipo de crédito lo hace con una frecuencia de cuatro veces en la muestra estudiada.
Los montos involucrados en los créditos ordinarios de corto plazo arrojan intereses para la cooperativa de $ 45.890.291 en el año calendario con montos en juego por un valor de $404.940.289. El 59.2% de estos créditos está entregado a una tasa de 1.6%, un 26.3% a una tasa de un 1.8%. Mientras que los créditos a largo plazo arrojan intereses para la cooperativa de $219.014.249 con montos involucrados por un valor ascendente de $821.944.938. El 58.8% de estos créditos está entregado a una tasa de 2%, un 15.2% al 2.1% y 25.6% al 2.3%.

TIPOS O CATEGORÍA DE PRESTAMOS

CREDITO URGENCIA
Son créditos a Corto Plazo ( de 1 a 3 meses) Montos de 10.000 a 200.000

CREDITO CONVENIO CP
Pago de algún producto o servicio adquirido en alguna institución en convenio. Opera trayendo la cotización, la cooperativa lo paga y carga cuotas de 3 a 12 meses (por ese corto plazo). Por cuestiones informáticas también se cargan bajo esta categoría créditos de urgencia cuando el socio ya tiene asignado un crédito de urgencia. Todo esto debido a que el socio no puede tener dos créditos bajo la misma categoría. También se entregan bajo esta categoría como créditos paralelos, más de un crédito.

ORDINARIO LP
Son créditos grandes de libre disposición a socios que tienen un nivel de ingreso sobre $500.000. Van desde 200.000 a 3.000.000

CREDITO ORDINARIO CP
Es lo mismo que el Ordinario LP, pero a corto plazo, menos de 12 meses.

CREDITO TEMPORADA
Es un producto que se ofrece en los meses de mayor gasto, marzo, septiembre y diciembre.

RENEGOCIACIÓN L.P.
Es una renegociación para cancelar deudas que no se han pagado por más de 90 días. Opera llamando al socios en esta situación o cuando éste se presente por su propia voluntad porque ve que no será posible cumplir con sus compromisos.

CREDITO SUPERMERCADO
Opera con vales de Líder o Econo con que tiene convenio la cooperativa. Se otorga también dependiendo de la renta que tiene los socios y va de 1 a 3 meses.

RENEGOCIACIÓN DEL SOCIO CP
Igual al nº 6 Opera por voluntad del socios sôlo que a corto plazo.

CONVENIO LP
Igual al 2 sólo que a largo plazo

ORDINARIO LP
Igual al nº 3

RCP O rcp
Puede ser renegociación corto plazo

ren cp
Puede ser renegociación corto plazo

RENEGOCIACIÓN DE CASTIGO
Casi no existe son situaciones extremas por que ya ha pasado por cobranza

RENEGOCIACION DEL SOCIO CP
Igual 8

rlp
Renegociación largo plazo

super
Igual 7

3. LA RENEGOCIACIÓN Y LA PROVISIÒN

En la muestra estudiada es posible detectar sólo 111 casos que renegociaron a largo de este periodo. Las tasas de interés cobradas, al parecer, constituyen negociaciones particulares, pues las tasas cobradas están ubicadas en todos los rangos, aunque un 27.9% se les cobró 0.5% de interés y a un 24.3% se les cobró un 1%. Implica un total de $ 83.789.716 en recursos comprometidos y arrojan intereses para la cooperativa por un valor de $ 11.194.166.
De los 63 casos que renegociaron a corto plazo en la muestra estudiada, el 55.6% los hizo prácticamente sin intereses (0.01%), el resto de los casos, al igual que la situación anterior, fluctúan en todos los rangos, aunque algunos se concentran en 1.55% y 1.6% de intereses. Implica un total de $ 13.310.042 de recursos comprometidos y arroja intereses para la cooperativa por un total de $ 582.422.
La provisión al mes de octubre del 2005 alcanza a $ 206.371.074[4]. Como se puede constatar con los datos indicados precedentemente se ha renegociado poco menos del 50% con un total de $ 97.099.758.


4. DISPOSICIONES GENERALES PARA PRESTAMOS:


PARA PRESTAMOS URGENCIA, 20% DE RENTA LÍQUIDA CON TOPE DE 80.000
PARA PRESTAMOS DE DUPERMERMERCADO 10% CON TOPE DE 30.000
PARA PRESTAMOS DE TEMPORADA (Escolar, dieciocho, navidad), 25% CON TOPE DE 120.000
· Solicitud de préstamos.
· Pagaré firmado.
· Fotocopia carné de identidad
· Fotocopia ultima liquidación de sueldo con descuento Credumontt.
· Documento que acredite domicilio.

PARA PRESTAMOS ORDINARIOS[5] hasta 400.000.
· Solicitud de préstamos.
· Pagaré firmado.
· Fotocopia carné de identidad
· Fotocopia ultima liquidación de sueldo con descuento Credumontt.
· Documento que acredite domicilio.

PARA PRESTAMOS ORDINARIOS DESDE 400.000.
· Solicitud de préstamos con firma solicitante y aval.
· Pagaré firmado. con firma solicitante y aval.
· Fotocopia carné de identidad de solicitante y aval.
· Fotocopia ultima liquidación de sueldo con descuento Credumontt del solicitante y aval.
· Documento que acredite domicilio. del solicitante y aval.

5. El comité de crédito lo componen tres miembros de la cooperativa:
o El presidente de la cooperativa.
o El gerente de la cooperativa.
o El jefe de créditos de la cooperativa.
6. Las tasas de interés son definidas por el Gerente de la Cooperativa en base a las tasas determinadas por del Banco Central de Chile.
7. Para acceder a la información de los socios es a través del nombre, del Rut y del código de socio.
8. El número de préstamo es asignado en forma computacional y automática partiendo del 1 de Enero de cada año con el numero 0001 anteponiendo el año, ejemplo: 2005-0001 y así sucesivamente hasta el 31 de diciembre del año en curso.

C. GASTOS OPERATIVOS DE LA COOPERATIVA

1. Los gastos operativos en que incurre la cooperativa en el periodo de cuatro meses[6] alcanzan a 3.606.494. En consecuencia el gasto promedio mensual es de 901.623.
2. Los énfasis del gastos están desagregados del siguiente modo:

MATERIALES Y UTILIES DE OFICINA.
1.507.644
También incluye suministros computacionales como toner y otros.
EQUIPOS COMPUTACIONALES
1.250.691
Acentúan el gasto manutención y configuración de servidor y compra de antivirus.
REPARACIONES VARIAS
490.063
Acentúan el gasto mantenimiento de estufas y manutención de un mueble de computador.
MATERIALES Y UTILES DE ASEO
358.094
TOTAL PERIODO ESTUDIADO
3.606.492


3. Los gastos operativos son condicionados principalmente por los materiales de oficina y suministros de equipos computacionales.
4. No todos los gastos indicados en el libro mayor corresponden a una sola factura o boleta, ya que muchos respaldos corresponden a más de una partida.
5. La sección de contabilidad ubicó los comprobantes físicos y se verificó la documentación anexa sustentatoria. En todo los casos se verificó que el señor gerente autorizó el pago en atención a que los egresos cuentan con su visto bueno.
6. El objetivo de esta investigación se logra en la medida que la documentación sustentatoria de los gastos operativos de la cooperativa en el periodo del 1 de mayo del 2005 al 31 de agosto del 2005, se encuentran debidamente respaldada y los gastos se ajustan a los requerimiento de la cooperativa.
7. Los registros del libro mayor incluye los gastos incurridos en regiones.
8. De acuerdo a las disposiciones internas de deben realizar tres cotizaciones, cuestión que se encuentra debidamente respaldada.


D. LOS TÍTULOS Y VALORES DE PROPIEDAD DECLARADOS EN EL ÚLTIMO BALANCE.


1. Se constata que a la fecha la Cooperativa tienen un total de $ 80.000.000 ( Ochenta millones de pesos) en depósitos a plazo en distintos Bancos expuesto en la tabla precedente. Estos documentos se encuentran resguardados en una Caja Fuerte en la oficina correspondiente a Caja a cargo de la Señora Paula Mahnert.
2. De la selección aleatoria hecha correspondiente a los préstamos efectuados por la Cooperativa con respaldo documentado, se constata que se encuentran debidamente resguardados en la oficina de caja. Y que lo indicado en los préstamos efectuados se encuentra debidamente respaldado por los cheques correspondiente a los valores de las cuotas y la cantidad indicada en la tabla precedente en la columna cuotas.
3. Los cheque se encuentran girados a nombre de la Cooperativa, cruzados. Los giradores, en la mayoría de los casos revisados, son los socios deudores de la Cooperativa..
4. Se constata que los valores revisados se encuentran debidamente registrados en el Libro Mayor.
5. A juicio de los miembros de la Junta de Vigilancia es pertinente revisar la dependencia de la Oficina de Contabilidad ya que, como se demuestra en organigrama precedente está a cargo del “Contralor de la Cooperativa”. La función de contraloría debe estar por sobre las dependencias y no tener una función asignada, toda vez que de esa forma no se puede establecer control.
6. El objetivo de esta investigación se logra en la medida que los valores declarados en el último balance, si bien es cierto, no son coincidentes, debido al dinamismo de una entidad financiera como es esta cooperativa, a la fecha, demuestra documentadamente su evolución al día de hoy. Lo constatado al día de hoy son Ochenta millones de pesos en depósitos a plazo.




IV. OBSERVACIONES Y SUGERENCIAS


a) La mitad del accionar de la cooperativa está focalizado en los créditos de Urgencia, compromete recursos por un total de $ 178.341.000 y genera intereses por un total de $ 1.837.570. Los recursos comprometidos corresponden al 11.8 % en relación al total del movimiento de la cooperativa que a esta fecha alcanzaba a 1.508.877.000[7].
b) La otra mitad del accionar esta focalizado en los créditos ordinarios de corto y largo plazo. Los de largo plazo comprometen recursos por $ 821.944.938, con intereses para la cooperativa por un valor de $ 219.014.249 en un plazo de dos o más periodos. Los de Corto plazo comprometen recursos por $ 404.940.289, con intereses para la cooperativa por un valor de $ 45.890.291 dentro del periodo.
c) Los créditos ordinarios de corto y largo plazo, comprometen la mayoría de los recursos con los que cuenta la cooperativa ($ 1.226.885.227), en efecto constituye el 81,3% si tomamos como referencia lo declarado en el informe de la presidencia.
d) La mitad de los esfuerzos de la cooperativa, la mitad de su accionar, la mitad de sus preocupaciones, la mitad de sus recursos humanos y financieros están focalizados en los préstamos de emergencia, en efecto, en el periodo estudiado atendió 3.055 casos con eficiencia y eficacia para movilizar sólo el 11,8% de los recursos y arrojar como utilidad menos de un uno por ciento (0.68%), si tomamos como referencia las tres categoría de crédito (urgencia, ordinario de corto y largo plazo).
e) Si embargo, la otra mitad de su accionar (créditos a corto y largo plazo) con 3.051 casos atendidos con la misma eficiencia, y que moviliza el 81,3% del capital, arroja el 99.32% de las utilidad.
f) Los gastos operativos de la cooperativa cumplen con la normativa y políticas vigentes para este efecto.
g) La situación contractual de los funcionarios de la cooperativa cumple con la reglamentación vigente de acuerdo al código del trabajo y el reglamento de los estatutos de la cooperativa”
h) Los títulos y valores declarados en el último balance corresponde a lo estudiado en la documentación original resguardada en la cooperativa, en consecuencia, estos procedimientos se ajustan a lo estipulado en el Estatuto de la Cooperativa y sus instrucciones internas de funcionamiento.


V. CONCLUSIONES

1. Revisar la pertinencia administrativa de la existencia de doble rol: carné de identidad y número de socio.
2. Se propone automatizar el servicio de préstamos de emergencia. El socio frecuente que es posible detectarlo, por la recurrencia dentro del periodo de uso de este beneficio, basta con chequear sus antecedentes y tomar las medidas de resguardo financieras, una sola vez. Este servicio puede ser entregado a través de un plástico o tarjeta con la imagen corporativa de la cooperativa, más los antecedentes personales del socio calificado para requerir este servicio.[8]



[1] Los contratos tenidos a la vista corresponde a 39, sin embargo en la planilla de remuneraciones se les paga a 44. Estos últimos corresponden a funcionarios nuevos, promotores, cuyos contratos no se han integrado a la carpeta respectiva.
[2] Oficina de remuneraciones de la cooperativa. Corresponde a la suma del total imponible, colación y locomoción.
[3] Información proporcionada por el Jefe de Créditos
[4] INFOMACIÒN PROPORCIONADA POR LA PRESIDENCIA EN EXPOSICIÓN HECHA A LOS SOCIOS CON MOTIVO DE UN ANIVERSARIO MÀS DE LA COOPERATIVA EN EL AUDITORIO DE LOS SAGRADOS CORAZONES
[5] Los requisitos están consignados en un documento que entrega la oficina de recepción.
[6] Desde el 1 de mayo al 31 de agosto del 2005
[7] Datos en el informe de la presidencia.
[8] Salvo que la cooperativa cuente con un patrimonio pagado igual o superior a las 400.000 UF (artículo 86, Decreto Ley Nº 5/2003), en cuyo caso podría administrar tarjetas de crédito en atención a lo expresado en la letra “n” del mismo artículo del mismo decreto ley o Ley General de Cooperativas.

PROCEDIMIENTO DE DESAFECTACIÓN DE SOCIOS

Santiago, 17 de Agosto de 2005

I. OBJETIVO:
Revisar la documentación de quince socios que fallezcan, renuncien o se excluyan, en lo que corra del 2005 para cautelar que se cumplan con los derechos estipulados en el Art. 19 y 23 del Estatuto de la Cooperativa.

II. LEVANTAMIENTO DE LA INFORMACIÓN:
Se realizó una selección aleatoria, en reunión de equipo de la Junta de Vigilancia, en donde se seleccionaron 15 socios que han sido desafectados desde el 1 de enero del 2005 con corte a Agosto 2005. De estos socios se han seleccionado dos que fueron desafectados por fallecimiento. Se realizó una selección de socios desafectados.
El Gerente de la Cooperativa proporcionó la información de las oficinas que resguardan la información requerida de acuerdo a los objetivos planteados para el levantamiento de la información.
Se solicitó por oficio la información de respaldo del procedimiento que se efectuó con estos 15 socios a la Oficina de Cobranzas, en donde la señora Carmen Liberona proporcionó la información.
La selección aleatoria incorpora dos socios fallecidos, sin embargo no fue posible conseguir dichos expedientes debido a que la bodega se encuentra en proceso de ordenamiento, según lo indicado. En consecuencia, se imprime una nueva lista de socios fallecidos para solicitar dos carpetas de entre esa nómina
Fueron consultadas otras oficinas que son parte del flujo administrativo de el proceso de desafectación.

III. FUNCIONES DE LA UNIDAD DE COBRANZAS

1. Esta oficina se dedica al seguimiento de las cobranzas para lo cual utiliza distintas técnicas estipuladas por la ley, en coordinación con las oficinas de regiones.
2. Realiza la clasificación de riesgos de acuerdo a la ley de Cooperativas. Estas se segmentan de la siguiente manera:
· A Sin deuda
· B Deuda de uno a 30 días después del vencimiento.
· B - Deuda de 31 a 60 días después del vencimiento.
· C Deuda de 61 a 90 días después del vencimiento
· C - Deuda de 91 a 120 días después del vencimiento.
· D Deudas de 120 días o más después del vencimiento
3. Realiza el seguimiento de las cobranzas a través de distintos medios.
4. Tramita la desafectación de socios.

IV. ANÁLISIS

1. Las razones por las cuales los socios son desafectados son las siguientes:
· RENUNCIA: Por distintas razones y de mutuo propio el socio puede renunciar.
· EXCLUSIÓN: De acuerdo a la ley los socios con más de 180 días de atrasos deben ser castigados ( se utiliza esta terminología en el sistema).
· FALLECIMIENTO: Por defunción del socio.
2. Las motivaciones por las cuales los socios renuncian a su calidad de tal, en la selección aleatoria que se está trabajando, seis aluden motivos personales, tres por cesantía, dos por que no satisface sus expectativas, uno por traslado a una región sin sucursal, uno por enfermedad y dos por fallecimiento. De esta muestra 11 corresponden a la sucursal Santiago y cuatro a distintas sucursales de regiones.
4. Se constata que la función de desafectación no está instalada en la unidad de cobranzas a través de instrucciones escritas.
5. Cada proceso de renuncia cuenta con la siguiente documentación de respaldo:
· Solicitud de Renuncia con instrucciones del Banco Central de Chile sobre cooperativas, original y copia. Consigna todos los datos del socio, motivos de renuncia y talón de sanción del Consejo Administrativo. Lo entrega la Oficina de Recepción.
· Formulario Con los haberes del socio suscrito por el Gerente y el Consejo Administrativo. Lo emite Caja. Es el documento que debe firmar el socio cuando recibe el cheque salvo los de regiones, en cuyo caso, lo suscribe el encargado de regiones. Se trata de un procedimiento centralizado.
· Formulario Solicitud de Renuncia, emitido por Oficina de Cobranzas. Es el documento válido para efectos de emisión del cheque.
· Cartola de Cuota Social, emitido por la oficina de cobranzas, consigna la relación de la cuota social a través del tiempo.
6. El procedimiento de fallecimiento no está claramente estipulado por escrito. Sin embargo las instrucciones verbales y la costumbre indica:
· El familiar se acerca a la oficina de recepción a entregar a certificado de defunción.
· Si tiene deuda o ahorros se deriva a oficina de cobranzas.
· Socio-fallecido con ahorro se le solicita a la cónyuge libreta de matrimonio para certificar mancomunidad de bienes.
· Se solicita posesión efectiva por ahorros superiores a $ 500.000

V. OBSERVACIONES Y SUGERENCIAS
· La entrevista de renuncia de acuerdo a información proporcionada la realiza un miembro del Consejo Administrativo. Esta debe ser más especifica y a través de una entrevista estandarizada para generar estadísticas y revisar las causales más recurrentes de desafectación lo que permitiría hacer la correcciones administrativas internas que permitan mejorar el servicio.
· Es necesario realizar un flujograma de los pasos propios de una desafectación en la RM y en regiones de tal manera de evaluar los tiempos de espera (legalmente son 90 días). Toda vez que como se observa en la tabla precedente todos, salvo uno, muestra un desfase en las cuotas sociales en el periodo de trámite indicado en la columna “Descuento de cuota social”. Situación opuesta lo muestra el socio Héctor Aguilera que aparece con doble cierre, pues durante el periodo de la renuncia la Institución continúa con el descuento que, en este caso, fue liquidado en el segundo cierre.
· Se constata que los socios no reciben respaldo del cierre de proceso, salvo una copia de la solicitud hecha en la oficina de recepción, que no todos los socios la reciben, en la medida que en los expedientes analizados, conservan la segunda copia de este formulario.
· Se sugiere que la planilla “FORMULARIO DE HABERES” se imprima en dos copias de tal manera de que el socio lleve consigo una relación de la liquidación efectuada.
· Las motivaciones de desafectación, por información consignada en los formularios analizados, es “motivos personales”. De once casos, seis corresponden a esta razón. Es necesario desagregar esta motivación debido a que si es posible determinar los detalles de la renuncia, será posible hacer las correcciones internas y/o la creación de un nuevo servicio de la cooperativa a los socios de tal manera de retenerlos. Debe crearse un formulario estandarizado de entrevista en profundidad de tal manera de ser digitado en un sistema que permita genera estadísticas de las motivaciones más recurrentes.
· Cautelar que la planilla de egreso utilizada por caja sea compatible con los datos que consigna la planilla “ solicitud de renuncia” utilizada por Cobranzas.


VI. CONCLUSIONES
1. Crear pauta de entrevista para ser aplicada a los socios desafectados.
2. Realizar flujograma de desafectación.
3. Coordinar el proceso administrativo interno con el proceso de cese de descuento por planilla.
4. Crear una impresión más de la planilla “Formulario de Haberes” para ser entregado al socio.


HUGO MORALES VERA
DIRECTOR
JUNTA DE VIGILANCIA


cc.
· Archivo Junta de Vigilancia