miércoles, 24 de octubre de 2007

ANALISIS DE DOCUMENTOS PROTESTADOS Y EN COBRANZA JUDICIAL

OBJETIVO GENERAL del Plan de trabajo JV 2007

Verificar que los mecanismos de recuperabilidad que utiliza la cooperativa para recuperar la cartera vencida o documentados protestados o en cobranza judicial .

OBJETIVO ESPECIFICO

Comprobar que los documentos protestados que se encuentran en cartera figuren registrados en la Cuenta correspondiente y cuadren con el saldo de la misma. Asimismo, que los documentos que se han enviado a los abogados, para cobranza judicial, figuren en la respectiva Cuenta y su monto coincida con su saldo.

LEVANTAMIENTO DE LA INFORMACIÓN

1. A partir del 10 de agosto de 2007, previa conversación con la Gerencia, se solicitó a Contabilidad (Sr. Patricio Rosales) un Listado Analítico General de la Cuenta 1114040 DOCUMENTOS PROTESTADOS, al 30 de Junio de 2007.

2. Se procedió, luego, a verificar en la Oficina de Tesorería (Sra. Paula Mahnert) todos los documentos protestados que se encontraban en cartera a esa fecha.

3. Como los documentos verificados eran menos que los registrados en el Listado, se solicitó en la Oficina de Cobranza (Sr. Patricio Negrete) un listado de documentos en cobranza judicial.

4. El Sr. Negrete informó que solicitaría a la Oficina del abogado la nómina de documentos en su poder y que recientemente se abrió una nueva Cuenta para registrar los documentos protestados “en cobranza judicial”.

5. A raíz de lo informado, se solicitó a Contabilidad un Listado de la Cuenta recientemente abierta, recibiendo los siguientes Analíticos Generales:

• CUENTA 1114060 COBRANZA JUDICIAL SANTIAGO
• CUENTA 1114062 COBRANZA JUDICIAL CAUQUENES
• CUENTA 1114063 COBRANZA JUDICIAL CHILLAN
• CUENTA 1114064 COBRANZA JUDICIAL CONCEPCIÓN

ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN

1. Se procedió a realizar un análisis de la Cuenta 1114060 “Cobranza Judicial Santiago”, llegando a los siguientes resultados:

a) Cotejados los documentos de la Cuenta, con lo informado por los abogados, se verificó que la mayoría efectivamente están siendo gestionados por los siguientes abogados:

• Andrés Vargas
• Cobrafull
• Myriam Ortega

2. El Analítico General de las Cuentas de COBRANZA JUDICIAL de Cauquenes, Chillán y Concepción deberán ser analizados en terreno, verificando la existencia de los documentos en cartera y las gestiones de cobranza que se estén realizando.

3. De la revisión efectuada de los documentos que registra el Analítico General de la Cuenta 1114040 “Documentos en Cartera” al 30 de Junio de 2007, se desprenden las siguientes observaciones:

4. Hay documentos que se mencionan que aparecen pendientes en la Cuenta DOCUMENTOS PROTESTADOS, sin embargo no se encuentran EN CARTERA, ni en ninguna de las Cuentas DOCUMENTOS EN COBRANZA JUDICIAL.

CONCLUSIONES.

1) Los mecanismos de recuperabilidad de la cuenta documentos protestados (111.440 )son ineficaces por escasa o falta de rigurosidad en el resguardo y procesamiento de los documentos protestados.

2) Se han verificado los mecanismos de recuperabilidad de los montos observados ,que algunos procedimientos están recientemente instalándose ,no que nos parece va en la dirección correcta..

3) Sin embargo es pertinente redireccionar los siguientes problemas, desarrollando, medidas administrativas que permitan dar claridad a las gestiones observadas en cada uno de los casos que se reportan en análisis de este informe a continuación.

4) En base a los antecedentes que se tuvieron a la vista, tanto de los documentos efectivamente en cartera; listados entregados por oficinas de abogados; Analíticos Generales de las Cuentas DOCUMENTOS PROTESTADOS (En cartera), COBRANZA JUDICIAL SANTIAGO, COBRANZA JUDICIAL CAUQUENES, COBRANZA JUDICIAL CHILLAN y COBRANZA JUDICIAL CONCEPCIÓN, se puede concluir que no existe certeza de la corrección del saldo de $ 16.964.895.- que arroja la Cuenta 1114040 “Documentos Protestados” al 30 de junio de 2007.

SUGERENCIAS.

a) Es preciso realizar, a la brevedad, una revisión total de las operaciones contables concernientes a documentos que no fueron cancelados dentro de su plazo, los que han sido protestados, los enviados a cobranza judicial y las cancelaciones recibidas.
b) Se debe establecer fehacientemente el monto de los documentos en cartera y los que se encuentran en cobranza judicial.
c) Asimismo, existiendo numerosos documentos de varios años atrás, es necesario establecer cada uno de los documentos cuyos montos, por su data, pueden ser catalogados como “irrecuperables”, para proceder a su respectivo castigo.
d) Debiera realizarse un seguimiento acucioso de estas operaciones contables, analizando mensualmente los saldos, para tener certeza en los montos que arrojan.
e) Especialmente hacer seguimiento de las gestiones realizadas en “cobranza judicial” por las oficinas de abogados, determinando oportuna y correctamente los abonos o cancelaciones efectuadas por los socios.
f) Debe regularizarse numerosos movimientos contables incompletos, como por ejemplo saldos acreedores o registros repetidos.


PATRICIO TALAVERA MAUGUETT
Miembro Suplente Junta de Vigilancia
CREDUMONTT

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