lunes, 9 de marzo de 2009

POLITICA DE AHORRO DE LA COOPERATIVA, SU SISTEMA DE REGISTRO Y LA DISTRIBUCIÓN DE REMANENTES



I. OBJETIVO

Verificar los sistemas de ahorro que impulsa la cooperativa en su reglamentación interna, los sistemas informáticos para procesamiento de datos. Constatar que las cuotas de participación se actualizan periódicamente.

II. LEVANTAMIENTO DE LA INFORMACIÓN:

1. Se solicitó al Gerente de la Cooperativa, por oficio, base de datos con el ahorro que los socios de la Cooperativa han hecho durante el año 2008 en formato electrónico.
2. La oficina informática proporcionó la información oportunamente enviando el archivo con la base de datos de un total de 16.383 socios con su respectivo comportamiento de ahorro desde el 1 de enero al 31 de diciembre del 2008.
3. Se analizó los datos proporcionados en la misma planilla Excel.
4. Se realizó entrevista verbal al Jefe de informática quien subrogaba al Gerente de la Cooperativa
5. Se realizó entrevista escrita, vía correo, al Jefe de informática don Víctor Schnettler R. quien respondió oportunamente las consultas realizadas.


III. ANÁLISIS

De acuerdo a los registros existentes en la cooperativa hay un total de 16.383 socios. Se trata de un registro histórico de todos los socios que ha tenido la Cooperativa desde su fundación. Desde ese periodo se han desafectado de la Cooperativa por distintas razones un total de 10.390 socios, pues hoy día la Cooperativa opera sólo con 5.993 socios. Los 10.390 socios desafectados son distinguidos por el sistema con que cuenta la Cooperativa entre castigados, expulsados, pasivos, fallecidos y renunciados.
El ahorro total de los socios de la cooperativa en el ejercicio del 2008 alcanza a $1.403.119.107. Es la suma del capital mínimo, con la corrección monetaria, más la columna ahorro en donde se incorporan el ahorro voluntario que se conoce y administra en el sistema como sistemático e incorpora la revalorización de capital (IPC) y la distribución de remanentes.
No obstante lo anterior es posible constatar EN LA TABLA 1 que todas las variables definidas en el sistema para clasificar a los socios, registran distintos montos en distintos tipos de ahorro. Qué ocurre entonces. De acuerdo a entrevistas verbales con funcionarios de la cooperativa en el caso de ahorro de fallecidos se trata de recursos no cobrados por los herederos, pues para ello deben cumplir formalidades legales no siempre son factibles de realizar. Pero qué explicación puede haber para que los RENUNCIADOS mantengan un total de casi 33.000.000 millones de pesos en ahorro mínimo y sistemático. Esto registros mostrados en la tabla 1 son valores nominativos cuya suma total arroja los valores indicados. Es menester que la gerencia de la cooperativa aclare dichos datos.

El sistema registra un total de $ 755.837.585 por concepto de cuota social , la que no constituye ahorro, pues está destinada a los gastos de operación de la cooperativa. Este monto corresponde al total recaudado por este concepto desde que se tiene registro la cooperativa, es decir, es posible determinar cuánto ha aportado por este concepto a la cooperativa cada socio.

LOS SOCIOS VIGENTES:
De los 5993 socios se observa que el lustro de mayor ingreso se produjo entre los años 1991 y 1995. Destaca y preocupa el exiguo ingreso de socios en el actual lustro.
Se observa un rango homogéneo de renuncias en los distintos lustros registrados. Nos obstante llama la atención que el mayor número de renunciados no registra la fecha en que se produjo.

LAS POLITICAS DE AHORRO DEFINIDAS POR LA COOPERATIVA
Se constata que las políticas definidas para el ahorro corresponden estrictamente a las definidas legal y/o reglamentariamente. Si se observa el botón AHORRO de la página Web podrá observarse que se indica sólo el capital mínimo de $ 45.000 enterable en cuotas. Se indica la POSIBILIDAD de crear un capital voluntario o capital sistemático con reajustabilidad anual del IPC más intereses con $ 500 de ahorro mensuales mínimo. La Cooperativa solicita a los socios que hacen retiro de sus ahorros, a través de la misma página, que se comprometan al aumento de su capital sistemático, señalándolo en el mismo formulario.
Los 5.993 socios vigentes hay un total de 700 que no realizan ningún tipo de aporte económico, lo que vulnera abiertamente requisitos legales tales como el ahorro mínimo y la cuota social. Al respecto LGC es clara en este aspecto en sus incisos finales del artículo 31 pues expresa:
“Una vez vencido el plazo señalado por los estatutos o acordado por el órgano competente, sin que se haya enterado el capital suscrito o el aumento del capital, según corresponda, éste quedará reducido a la cantidad efectivamente pagada.”


LAS CUOTAS DE PARTICIPACIÓN
Sobre el universo de 5993 socios vigentes se constata que hay 1021 socios sin cuota de participación. Si se ha observado que hay 700 socios sin ningún tipo de aporte a la cooperativa, entonces se observa que el Siscoop no calcula las cuotas de participación a aquellos socios que no tienen algún tipo de aporte. En consecuencia de acuerdo a sistema hay 1021 socios que no aportan a la cooperativa pues vulneran disposiciones legales y/o reglamentarias.
No obstante, se constata que el cálculo del sistema corresponde a lo expresado por la Le General de Cooperativas en su ARTICULO 31:
“El capital de las cooperativas será variable e ilimitado, a partir del mínimo que fijen sus estatutos y se formará con las sumas que paguen los socios por la suscripción de sus cuotas de participación. Los estatutos fijarán el monto de aportes mínimos que deberán efectuar los socios para incorporarse o mantener su calidad de tales.

El patrimonio de estas entidades estará conformado por los aportes de capital efectuados por los socios, las reservas legales y voluntarias y los excedentes o pérdidas existentes al cierre del período contable.

La participación de los socios en el patrimonio se expresará en cuotas de participación, cuyo valor será el que resulte de la suma del valor de sus aportes de capital, más las reservas voluntarias y más o menos, según corresponda, el ajuste monetario señalado en el inciso tercero del artículo 34 de la presente ley y los excedentes o pérdidas existentes, dividido por el total de cuotas de participación emitidas al cierre del período.

El valor de las cuotas de participación se actualizará periódicamente en las oportunidades que indique la ley o lo establezca el respectivo fiscalizador.

Si el socio no pagare oportunamente los aportes de capital suscritos por él, los saldos insolutos serán cobrados en la forma dispuesta en el artículo 36.

El capital inicial deberá pagarse dentro del plazo que determinen los Estatutos.

Los aumentos de capital deberán pagarse en la forma o en el plazo que acuerde la Junta General de Socios….”

IV. CONCLUSIONES Y SUGERENCIAS

1. Subdividir la columna ahorro en el SISCOOP para poder apreciar de mejor forma la distribución de remantes pues con el actual sistema de registro no es posible determinar que se ha asignado los remanentes o pérdidas correspondientes a las cuotas de participación que mantiene cada socio en la Cooperativa. Esto también puede servir para informar al socio sobre lo conveniente o inconveniente de tener sus ahorros en esta Cooperativa. Le permite al socio hacer las comparaciones correspondientes con las demás entidades financieras .
2. Hay $ 1.543.117 correspondiente a recursos de propiedad de socios fallecidos según informa el Siscoop. Esta situación debería sanearse de acuerdo a lo indicado en el Reglamento de cooperativas
3. Los socios pasivos corresponde a socios que no realizan operaciones con la Cooperativa, en la migración iniciada el año 2004 según denominación que le dio el Siscoop. Sin embargo, es pertinente preguntarse qué ocurre con los dineros que alguno de estos socios mantienen en la cooperativa y que según el reporte de informática alcanza a $ 6.429.404. En este caso es menester definir política de reencantamiento de estos socios que no están operando con la cooperativa.
4. Algunos socios castigados y renunciados registran distintos tipos de ahorros. Es pertinente definir una política respecto a qué debe hacerse con esos registros y las destinaciones de los fondos.
5. Existes 1138 socios sin ahorro mínimo, lo que contraviene el estatuto de la cooperativa en su artículo 21. Hay 1105 sin cuota social lo que contraviene el artículo 19. Esta observación ya fue realizada al Consejo de Administración en abril del 2008 en informe entregado por esta junta de vigilancia en donde alertaba de la situación constatada también en base de datos entregada por la unidad de informática en esa oportunidad.
6. Hay 1021 socios sin cuota de participación. Se infiere que el Siscoop no puede calcularlas pues le falta el ahorro mínimo.
7. Situación más grave lo constituyen los 700 socios que no hacen ningún tipo de aporte financiero a la cooperativa.
8. En el Siscoop se constata evidente inconsistencia de datos tales como las renuncias, así como el registro incompleto de información tales como la fecha de renuncia de socios.


En consecuencia:
1. El sistema informático de registro de datos que utiliza la cooperativa para procesamiento de datos va bien encaminado, sin embargo se constata desaprovechamiento de la tecnología instalada, inconsistencia de datos y falta de políticas o protocolos para el registro de datos. Es necesario definir políticas de registros y revisión aleatoria para que haya consistencia en los datos que sistematiza el Siscoop.
2. Los sistemas de ahorro que impulsa la cooperativa en su reglamentación interna no son más que los estatutarios
3. El Siscoop cuenta con los campos pertinentes para tener registro de los correos electrónicos de los socios.
4. Instruir a los ejecutivos para que actualicen y registren datos personales de los socios vigentes tales como el correo electrónico. Llama la atención que corriendo los tempos que corren y la obligación actual de los docentes a manejar sistemas de comunicación electrónica, la cooperativa no utilice una herramienta valiosa de comunicación y marketing.
5. Cumplir por lo menos lo definido por la ley de cooperativa en cuanto a que cada socio vigente sea posible realizar el cálculo de cuotas de participación, sin considerar el perjuicio económico que está generando a la cooperativa.

HUGO MORALES

PRESIDENTE JV INVESTIGADOR

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